Gestão de escritórios de arquitetura: o que você precisa saber!

Arquitetos e designers podem optar pelo empreendedorismo como modelo de carreira. Mas precisam lembrar que uma boa gestão é fundamental em escritórios de Arquitetura. Além das operações ligadas à atividade-fim demandarem muita organização, o apoio operacional também não pode ser negligenciado para se ter sucesso empresarial, viu?

No fim das contas, trata-se de um negócio. Para garantir um crescimento sustentável, é preciso adotar boas práticas gerenciais, cuidando tanto dos projetos quanto de outras áreas como marketing, RH e financeiro. Só que nem sempre a base universitária fornece todos os conhecimentos necessários para tanto, certo?

Então, confira neste post o que você precisa saber para seguir por esse caminho!

O que a gestão de escritórios de Arquitetura envolve?

Esse ramo envolve desde o gerenciamento dos projetos que estão em desenvolvimento até o acompanhamento de quem dá apoio à atividade-fim. Dessa maneira, compreende tanto os aspectos administrativos do negócio quanto os operacionais, mais ligados aos trabalhos contratados pelos clientes.

Por um lado, atividades como RH, marketing, financeiro e contabilidade precisam ser realizadas para a empresa funcionar. Por outro, planejamento e execução dos serviços prestados são a fonte de lucros. 

Nesse quadro, o ideal é organizar o primeiro grupo em processos contínuos. Já o segundo conjunto de ações deve ser planejado conforme surgem as demandas, estruturando cada tarefa dentro de um fluxo ordenado para que sejam feitas adequadamente.

Qual é a importância da gestão para esse tipo de negócio?

Investir na gestão de escritórios de Arquitetura gera muitas vantagens que todo o negócio busca para sobreviver e prosperar. Isso inclui:

• evitar problemas administrativos, fiscais, financeiros etc.;
• aumentar a produtividade e a eficiência operacional;
• reduzir custos e desperdícios;
• garantir integração e comunicação da equipe;
• maximizar resultados;
• melhorar processos;
• elevar a capacidade competitiva.

No entanto, por se tratar de uma atividade em que os prazos, a legislação e a precisão técnica são essenciais na execução dos serviços oferecidos, as práticas administrativas ganham importância. Afinal, elas são as bases que levam à entregas mais satisfatórias e adequadas, acarretando no progresso empresarial. 

Quais são as principais dicas para fazer bem essa gestão? 

Algumas ações de gestão de escritório de Design e Arquitetura cabem tanto no âmbito administrativo quanto no operacional, outras são mais específicas. Mas todas são essenciais. Por isso, confira as principais!

Tenha clareza sobre custos, serviços e público-alvo

Os 3 primeiros pontos que um profissional de Arquitetura e Design precisa estabelecer ao empreender para ter um negócio de sucesso são:

• quais serviços oferecer;
• quem é o público-alvo;
• quais os custos para manter a empresa.

Com isso, outros aspectos da gestão de um escritório são definidos, incluindo precificação, estratégia de marketing, perfil técnico da equipe a contratar etc. Esses são elementos básicos do planejamento gerencial.

Para tanto, é importante fazer um levantamento de mercado, listando concorrentes e delimitando grupos de clientes que podem se interessar pelo que oferece. Outro cuidado é registrar cada despesa, gasto ou recurso despendido necessário para o funcionamento do empreendimento.

Tenha uma equipe preparada em todas as áreas

O time com quem se trabalha é a principal fonte de diferencial de uma empresa. Em escritórios de Arquitetura isso é ainda mais relevante, já que desde a qualidade dos projetos até a precisão de tarefas administrativas dependem da competência da equipe.

Pense só: de um lado, criatividade deve se unir a técnica para prestar os serviços eficientes. De outro, análises fiscais, contábeis ou de perfil profissional, planejamento de campanhas de divulgação e demais operações podem ter consequências negativas se malfeitas.

Assim, busque contratar profissionais qualificados e proporcione oportunidades para que se desenvolvam. Dessa forma, não só o empreendimento conta com os melhores talentos, como esses funcionários ficam motivados a contribuir com seu máximo.

Invista em tecnologia para ganhar vantagens

Diversos sistemas e aplicativos estão disponíveis no mercado para ajudar tanto a gestão em geral quanto as atividades de Arquitetura ou Design. Em comum, todos eles representam diferenciais competitivos relacionados à eficiência e à precisão. Alguns exemplos são:

• gerenciadores de tarefas;
• monitores de produtividade;
• soluções analíticas e de dados;
• planejadores e calculadoras de projetos;
• meios de comunicação.

Use ferramentas de planejamento

Associadas às tecnologias, ferramentas de planejamento como cronogramas e checklists são fundamentais para acompanhar de perto o andamento das atividades em escritórios de Arquitetura. Afinal, não adianta ter um sistema eletrônico que as ofereça, se elas não são usadas, não é mesmo?

Basicamente, permitem separar cada processo ou projeto em tarefas, delegando os responsáveis e determinando métodos. Dessa forma, é viável:

• estabelecer prioridades;
• fixar metas e prazos;
• evitar desperdícios, erros e retrabalhos;
• maximizar o aproveitamento de recursos;
• mapear ações e dados.

Cuide dos clientes antes, durante e depois de entregar o projeto

Compradores e consumidores são base para que um negócio tenha sucesso. Por isso, o foco humano não pode ser perdido, mesmo em atividades tão técnicas quanto as realizadas em escritórios de Arquitetura.

Para colocar esse cuidado em prática, há muitas estratégias. Na atração, por exemplo, é fundamental escolher canais de comunicação acessíveis e usar uma linguagem acolhedora. Já no atendimento, a escuta atenciosa permite identificar as reais necessidades do contratante. 

Porém, nesse segmento, o pós-vendas é bastante eficiente, já que o trabalho do arquiteto ou do designer muitas vezes se limita ao projeto. Assim, acompanhar o andamento da execução, dando um suporte frente a dúvidas ou ajustes que surgem, é um diferencial. 

Como funciona a pós-graduação em Gestão de Escritório de Arquitetura e Design da UNIFACS? 

Para realizar uma boa gestão de escritório de Design, outra dica é a preparação. Profissionais técnicos precisam desenvolver habilidades e adquirir conhecimentos específicos de gerenciamento. Para isso, podem contar com essa especialização criada pela UNIFACS.

Com o objetivo trabalhar competências gerenciais para aliar criatividade com organização ao empreender, trata-se de uma formação que aborda como deve ser a administração empresarial nesse tipo de negócio. O objetivo é garantir que, ao final, você consiga gerenciar ou abrir um escritório de arquitetura e design.

Apesar de não ter uma opção de conclusão em 6 meses, como outras capacitações nesse nível em nossa instituição, essa proposta também envolve um curto espaço de tempo para ser realizada: 1 ano. Assim, o desenvolvimento ainda é ágil.

Sua carga horária é formada por um projeto integrado de 120 horas e mais 8 disciplinas de 30 horas cada que incluem temas como:

• marketing, branding, comunicação e relacionamento;
• gestão de projetos;
• precificação e orçamento;
• mapeamento e segmentação de clientes;
• posicionamento de mercado.

A gestão de escritórios de Arquitetura é só um exemplo de como os profissionais precisam ir além de suas formações para ter sucesso. Afinal, adaptação e inovação são demandas constantes no mercado. Por isso, investir em uma pós-graduação como as oferecidas pela UNIFACS faz tanta diferença.

Conheça mais sobre a proposta e continue sua jornada já!